Систематизация номенклатуры дел на предприятии

Подскажите, номенклатура в документах должна быть по алфавиту или нет разницы?


Анжелика
 Систематизация номенклатуры дел на предприятии

Здравствуйте, Анжелика.

Под номенклатурой дел понимают перечень заводимых в организации дел, который составляется по определенной форме. Без правильно организованной номенклатуры дел предприятия невозможно рационально организовать работу. Номенклатуру используют для:

  • систематизации дел по определенным схемам, которые позволяют оперативно находить нужные документы;
  • отбора документов, передаваемых в архив;
  • регистрации документов, которым присваивают новые номера и индексы;
  • учета дел с временными сроками хранения;
  • описи дел с постоянным и временным хранением и т.д.

Номенклатуру дел организации смело можно считать многофункциональным документом, который необходим для успешной работы отдела делопроизводства любого предприятия. Обязательной номенклатура дел является для государственных и муниципальных учреждений, которые обязаны сдавать дела в архив, для нотариусов и акционерных обществ.

Несмотря на это специалисты в сфере делопроизводства советуют разрабатывать и вести номенклатуру дел даже на тех предприятиях, которых закон не обязывает это делать. Основная деятельность на фоне постоянно увеличивающегося объема бумаг не станет тяжким грузом для предприятия, ведь основными преимуществами номенклатуры являются систематизация и рационализация.

Работа с заголовками в номенклатуре дел

номеклатура

Отвечая на ваш вопрос, скажу, что при расположении заголовков дел ориентируются на степень их важности и взаимосвязь друг с другом, а не на принадлежность к алфавитному порядку. Никакого строгого порядка в данном вопросе не предусмотрено, поэтому вам предоставляется право проявить свою фантазию и индивидуальную вариативность.

Естественно, существуют какие-то общие рекомендации, но придерживаться их или нет – дело ваше. Ориентируйтесь на важность номенклатурных дел, т.к. не стоит в первых рядах списка располагать какие-нибудь журналы выдачи, а приказы руководителя по основной деятельности – в самом конце.

В преимущественном положении находятся организационно-распорядительные документы, которые можно расположить на первых позициях. К наиболее важным документам можно отнести устав организации, положение, структуру, штатное расписание, приказы, распоряжения и т.д.

Планы, отчеты и договоры располагаются после организационно-распорядительной документации. Переписку, включающую исходящую и входящую документацию, также необходимо обозначить в списке номенклатуры отдельной строкой. Далее можно расположить документы по вопросам основной деятельности, указав в скобках, какая именно документация имеется в виду, а потом расположить документы по вопросам вспомогательной деятельности предприятия.

Всевозможные учетные документы могут располагаться на завершающих позициях номенклатурного списка дел. К учетным документам относят журналы (например, выдачи ключей от помещений или посещаемости), книги (например, учета рабочего времени, больничных и т.д.), базы данных (сотрудников, клиентов, партнерских организаций и т.д.). Каждая из приведенных позиций – это отдельный раздел номенклатуры дел, размер которого зависит от количества подразделов, разновидностей направлений деятельности, объема работы и т.д.

Не забывайте о том, что в каждом разделе номенклатуры дел предприятия необходимо предусмотреть резервные номера, ведь в процессе ведения делопроизводства постоянно возникают непредусмотренные и срочные дела, которые тоже требуют учета и регистрации.

Пополняющиеся номенклатурные номера можно просто заносить в общий список, не утверждая каждый из них в отдельном порядке. Учитывая тот факт, что новые и срочные дела на предприятии появляются постоянно, возможность их занесения в общий список номенклатуры по случаю возникающей необходимости можно считать большим преимуществом в работе.

С уважением, Наталья.

Полезный совет?

эксперт, ответивший на вопрос

Наталья Иванова
Мастер

Образование:

Специализация и профессиональные навыки:

Работаю:

Награды, сертификаты:

Комментарии

Еще нет комментариев.

оставить свой комментарий

* - скрыт от пользователей, только для уведомлений