Как правильно организовать офисный переезд

Как правильно организовать офисный переезд

Ответ на этот вопрос позволит руководителям максимально сэкономить время, в краткие сроки восстановить рабочий процесс, что не скажется на прибыли и не ущемит права ожидающих клиентов.

Для того чтобы правильно организовать офисный переезд, следует выбрать направление – будет ли это мероприятие осуществляться только силами работников или же организации станет помогать специализированная компания.

В первом случае для сотрудников придется провести краткий инструктаж.

Во-первых, все ценные документы, потеря и кража которых может навредить репутации компании или отразиться на ее финансовых результатах, должны быть запакованы и убраны в сейф, закрывающийся на ключ. При необходимости ответственный за эту документацию сотрудник берет ее с собой и держит при себе.

Все бьющиеся, хрупкие, драгоценные и важные для конкретного человека вещи отдельно упаковываются в оберточную бумагу или же полиэтилен. После этого мелкие предметы рассортировываются по коробкам. Каждую тару необходимо подписать. На ней следует указать ответственное лицо или лицо (отдел), которому принадлежат данные вещи.

В отдельные коробки рекомендуется складывать:

  • документацию, отчетность, архив;
  • книги, журналы;
  • кубки, грамоты, дипломы, имеющиеся в рамках сертификаты;
  • канцтовары, мелкую технику;
  • офисную технику, оборудование.

Если проводят офисный переезд в Москве или ином крупной городе, где телефон, интернет-роутер, антенны, терминалы, банкоматы и иное оборудование, не принадлежащее компании, но числящиеся на ней, закрепляются за конкретным адресом, необходимо позвонить в ту организации, что занималось установкой данной техники.

Обязательно следует уточнить, можно ли перевозить оборудование самостоятельно, какие дополнительные документы для этого необходимо будет подписать. Если перевозить и переустанавливать эту технику компания будет сама, для этих целей отдельно следует выделить оберточный материал и упаковку. Ведь повреждение или нарушение целостности оборудования может грозить серьезными штрафами.

Заключительным этапом становится упаковка мебели. Ее достаточно обернуть полиэтиленовой пленкой или накрыть тканью.

Погрузка, разгрузка и установка. Как сократить время на эти работы?

Когда все готово к переезду, вещи можно грузить в подготовленный автомобиль. При этом оставлять вещи без присмотра нельзя. Их необходимо сразу укладывать в кузов автомобиля. То есть грузчиков в этой ситуации должно быть 2-4 человека. Это также позволит сэкономить время. Но должны быть и люди, отвечающие за процесс и наблюдающие за ценными вещами.

Коробки укладываются друг на друга, фиксируются скотчем или веревкой, чтобы они не упали во время поездки по городу и ценные вещи не были растеряны или сломаны.

Маршрут автомобиля и его грузоподъемность следует также выбрать заранее. Нужно помнить, что компании дешевле обойдется одна поездка на большем по тоннажу выбранном ТС, чем многократное прохождение маршрута с учетом времени ожидания дозагрузки, выгрузки, простоя в пробках. Но на большие грузовые автомобили придется получить дополнительное разрешение, ведь езда на них по загруженным улицам и во дворах во многих населенных пунктах запрещена.

Все эти нюансы способны учитывать еще на стадии составления договора менеджеры транспортной компании. Они не только упакуют за вас вещи, подадут автомобиль в указанный срок, проложат маршрут поездки с предыдущего местонахождения к новому офису, но и предложат дополнительные услуги – погрузку, разгрузку вещей, расстановку их в новом помещении, подключение техники, вывоз мусора со старого офиса.

С учетом даже стоимости этих работ вам обойдется офисный переезд недорого, так как вы минимизируете трудозатраты своих сотрудников и время на проведение мероприятия. А это положительно отразиться на течении бизнеса и выполнении планов.

Источник: http://gryzvoz.ru/

Полезный совет?

эксперт, ответивший на вопрос

R L
Альтруист

Похожие статьи

Комментарии

Еще нет комментариев.

оставить свой комментарий

* - скрыт от пользователей, только для уведомлений