Организация делопроизводства, разделение функций между подразделениями делопроизводства

Организация делопроизводства, разделение функций между подразделениями делопроизводства

Делопроизводство подразумевает чёткое, глубокое разделения функций между подразделениями и каждым сотрудником в частности. Оно отражается в документации, повествующей о положениях в различных делопроизводственных подразделениях компании и должностных инструкциях каждого работника, входящего в то или иное подразделение. Документацию данного вида разрабатывает руководитель отдела, а руководитель компании, под сектор влияния которого подает и система документооборота, утверждает.

Положения структурного подразделения включают следующие разделы.
1. Общие положения.
2. Организация работы, в том числе путём использование современных технологий, к которым относится в первую очередь создание интранет-порталов.
3. Основные задачи и функции.
4. Разработка должностных инструкций руководителя.
5. Управление подразделением.

Все пункты положения должны быть чётко сформулированы, не должны приводить к разногласиям при выяснении полномочий каждого сотрудника. Также должно быть прописано взаимоотношение сотрудников отдела производства с другими подразделениями компании.

При создании положения отдела делопроизводства используется типовая форма. При необходимости ее всячески видоизменяют: дополняют, корректируют, в редких случаях сокращают, соблюдая при этом условия данного аппарата управления и его службы делопроизводства.

Должностная инструкция разрабатывается для каждого сотрудника отдела делопроизводства. В ней находится информация, по которой определяется организационно-правовое положение сотрудника в подразделении.

Должностная инструкция формируется из следующих разделов.
1. Основной раздел. Устанавливаются основные задачи работника, к примеру, основная задача айтишника - обеспечить электронный документооборот, требования к сотруднику (стаж работы, уровень образования и т.д.), порядок подчинения, документы, которыми должен руководствоваться сотрудник при выполнении своих обязанностей, порядок замещения должности.
2. Функции сотрудника. Устанавливается участок работы или предмет ведения, закрепленный за каждым работником, перечень типов работ.
3. Обязанности сотрудника. В этом же разделе описывается технология выполнения работ.
Перечисляются обязанности работника, связанные с обработкой и получением информации, обработкой и подготовкой документов, а также перечисляются определённые формы и методы работы обязательные к использованию. В этом же разделе описывается технология выполнения работ.
4. Права сотрудника.
5. Взаимоотношения между сотрудниками различных подразделений. Указываются работники и подразделения, между которыми происходит обмен информацией, сроки передачи, с кем согласовываются, кто привлекается при различных видах работы с теми или иными документами. Для должностной связи между сотрудниками используется корпоративный портал.
6. Оценка работы. Устанавливаются критерии, с помощью которых совершается оценка выполнения сотрудником своих прямых обязанностей и функций. К основным критериям относится своевременность и качество выполняемой работы.

Должностную инструкцию утверждает руководитель или заместитель, управляющий отделом делопроизводства, после она в электронном виде рассылается по подразделениям отдела через интранет.

Полезный совет?

эксперт, ответивший на вопрос

R L
Альтруист

Похожие статьи

Комментарии

Еще нет комментариев.

оставить свой комментарий

* - скрыт от пользователей, только для уведомлений