Учет документов в государственных учреждениях

Как происходит учет документов в госучреждениях, архивах?
Я пишу реферат, инфа по сути.

Кристина
Russian Federation, Пермский край, Чусовой
Учет документов в государственных учреждениях

Доброго времени суток, Кристина!

Что такое "учет документов"

Существует несколько определений понятия "учет документов государственного архива". Так, одно, например, гласит, что учет документов – это определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах. На основе фиксации в учетных документах принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу документов учет обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска документов, контроля за их наличием и состоянием на основе единого методического обеспечения. Тогда как Приказ Росархива 1997 года указывает на то, что государственный учет документов в архивах представляет собой систему учета документов Архивного фонда Российской Федерации в масштабе субъекта Российской Федерации и федеральном масштабе, основанную на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.

Исходя из этих двух определений мы можем сделать вывод, что все документы, как находящиеся в архиве, так и поступающие в него, подлежат учету, в том числе документы неописанные и непрофильные для данного архива, копии фонда пользования, страховые копии архивных документов, описи документов и дел. В этот список также входят документы по личному составу, хранящиеся в источниках комплектования архива.

ккцк

Согласно же "Основным правилам работы государственных архивов" учет документов производится по архивным фондам, архивным коллекциям и единицам хранения. Аудиовизуальные и машиночитаемые документы, находящиеся в архиве, также являются единицами учета. Документы же личного происхождения на первичном этапе обработки учитываются только по документам или листам. Если же документ (россыпь) еще не был обработанным, то он учитывается из расчета 150 листов на одну условную единицу хранения.

Порядок учета документов

Сам учет производится путем присвоения каждому документу учетных номеров, называемых архивным шифром. Архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. В состав архивного шифра входят: архивный фонд, архивная коллекция, единицы хранения, описи, единицы учета, которые указываются после сокращенного названия архива, как правило, официальной аббревиатурой. Иногда в составе архивного шифра единицы хранения документов аудиовизуального характера используются обозначения (цифровые или буквенные) элемента комплекта, носителя звуковой информации или размера негатива.

цуку

Учет документов государственных архивов строится по 4 важнейшим принципам: централизации, унификации, динамичности, полноты и достоверности.

В условиях развития информационных технологий появляются аудиовизуальные и электронные единицы учета. Что, в свою очередь, несомненно, облегчает работу архивистов, которые следят за полнотой, достоверностью и сохранностью документов. Легкость переноса аудиовизуальных единиц учета, а также более мягкие условия их хранения всё чаще приводят к отцифровке бумажных документов и переносу их на информационные носители.

Что касается других документов учета, то их количество велико. Определенный порядок их регистрации во время поступления позволяет легко ориентироваться в сведениях о месте, из которого они поступили, о датировке этих документов, в частности в определении, к какому историческому периоду они относились: дореволюционному или послереволюционному, а также о количестве листов в документе.

цукуц

Надеюсь, теперь эта тема стала вам более понятной!

С наилучшими пожеланиями, Юлия.

Полезный совет?

эксперт, ответивший на вопрос

Юлия
Продвинутый

Образование:
начальное профессиональное (ПЛ № 47, Оператор ЭВМ 4 разряда)
высшее профессиональное (НИУ ВШЭ-Пермь, История)
Специализация и профессиональные навыки:
историк; навыки: 1) знание иностранных языков (Английский - Intermediate); 2) навыки делового этикета; 3) навыки деловой переписки; 3) уверенное пользование ПК и ПО;
Работаю:
менеджер по заключению договоров ООО "Витакон"
Награды, сертификаты:
международные научные конференции, публикации в научных сборниках.

Комментарии

Еще нет комментариев.

оставить свой комментарий

* - скрыт от пользователей, только для уведомлений